Møte i Formannskapet den 24.09.2020

Vedtak

Innkalling og sakliste vart godkjent

Behandling

Handsaming i formannskapet:
Rådmannen sitt framlegg vert samrøystes vedteke

Behandling

Handsaming i formannskapet:
Rådmannen sitt framlegg vert samrøystes vedteke

Behandling

Handsaming i formannskapet:
Rådmannen sitt framlegg vert samrøystes vedteke

Behandling

Einingsleiar Asbjørn Toft gjekk gjennom dei delegerte sakene.

Handsaming i formannskapet:Rådmannen sitt framlegg vert samrøystes vedteke

Vedtak

Orienteringane vart teke til vitande.

Behandling

Kommunalsjef service og forvalting, Thomas Lindås, orienterte om «Bruk av ekstraordinære vedlikehaldsmidlar» (sjå to sider PowerPoint som ligg ved møteboka).

Kommunalsjef Lindås presiserte at midlane skulle brukast på ressursar utanfrå, og ikkje til eigne folk. Bruk av vedlikehaldsmidlar skjer elles etter eigen plan.

Helge Dyrkolbotn (KrF) spurte om ladepunkt utanfor kommunehuset, og spurte om det vert kjøpt elbilar til kommunen. Kommunalsjef Odd Harald Dommersnes svara at det ligg 400.000 i gevinst frå salet av minibussen, som kan brukast til å kjøpa elbilar, ikkje nok til nye men kan kjøpa brukte.

Bjørn Inge Dyrkolbotn (Sp) spurte om kva midlar som finnest til knuste ruter på skulane. Kommunalsjef Odd Harald Dommersnes svara at det er ikkje var sett av midlar til vedlikehald kommunehuset, så der vart det brukt av potten for ekstraordinære vedlikehaldsmidlar, men for skulane er det ordinære vedlikehaldsmidlar som må dekka dette.

Inger Lise Brekke (H) spurte om anbod på arbeidet, kommunalsjef Thomas Lindås svara at det var gjennomført anbod etter dei reglane som er, opne anbod eller bruk av rammeavtalar der det er slike.

Kommunalsjef Odd Harald Dommersnes sa at det er viktig med dokumentasjon også av anbod som er på summar lågare enn 100.000. Om dette sa ordførar Per Lerøy (Ap) at det er viktig rammeavtaler med ein del handverksbedrifter, slik at det kan gjerast arbeid på kort varsel der det trengst.

---

Det var teke opp spørsmål om uro mellom tilsette på kommunehuset, og kring informasjonen internt om den pågåande omorganiseringa.

Kommunalsjef Bjørnar Fjellhaug svara at ein må rydda i informasjonsflyten, men samstundes er det slik at det i ein endringsprosess gjerne er litt ulike ting som «går rundt». Ein vil no framover gje informasjon på allmøte annakvar veke. Det var planlagt avdelingsmøte, dette vart utsett pga. Korona, og ein vil no ta dette på Teams. Fjellhaug sa at ein skal vera tydelegare på informasjonsflyten som skal gå ut.

Når det gjeld bruken av areal på kommunehuset, så vil prosessen med å sjå korleis dette skal gjerast starta først når kommunestyret har gitt sitt mandat. Ingen ting av dette er bestemt enno.

Helge Dyrkolbotn (KrF) sa at det er meldt om uro frå både kommunehuset og organisasjonen elles, om lite og manglande informasjon, og at ein er møtt på ubehageleg måte om ein tek opp noko. Enkelte seier at dei vurderer å slutta, og Dyrkolbotn sa at det er usikkert om ein klarer å rekruttera i etterkant. Rådmannsgruppa må ta dette til seg, kommunisera det same og ikkje ulikt ut i organisasjonen.

Varaordførar Inger Lise Brekke (H) sa at dette heng saman med det som var sagt i administrasjonsutvalet. Det handlar om involvering frå dei tillitsvalde, og bruk gjerne dei plasstillitsvalde heller enn hovudtillitsvalde. Dei plasstillitsvalde er tettare på situasjonen, og aller helst bør ein få direkte medverknad frå dei tilsette.

Rådmann Liv Løvvik sa at ho vil ta dette opp med sine leiarar og nedover. Det er ein viktig sikkerhetsventil at politikarane kan høyra på slike innspel. Elles er det slik at om næraste leiar ikkje lyttar, så kan ein til neste leiar.

Varaordførar Inger Lise Brekke (H) spurte om det er på plass eit avvikssystem som fungerer, manglar dette systemet no eller er det på plass?

Kommunalsjef Odd Harald Dommersnes svara at avvikssystemet er bra, men bruken av det er liten. Det er kjøpt eit system, men det er ikkje teke i bruk. Bra at politikarane melder avvik, men det er avvikssystemet som skulle vore brukt.

Kommunalsjef Bjørnar Fjellhaug sa det må vera opplæring i bruken av avvikssystemet. Dei tilsette skal elles gå til leiarane om det er noko, ikkje til politikarane. Skal jobba vidare med informasjonsutsending, samstundes som ein må vera tydelege på kva flater ein ventar at folk skal vera på for å finna informasjon.

Kommunalsjef Odd Harald Dommersnes viste til at det er mange som ikkje er organiserte, og at ein kan vurdera å oppnemna tillitsvalde.

Varaordførar Inger Lise Brekke (H) sa at det burde heitt forbetringssystem og ikkje avvikssystem.

Ordførar Per Lerøy (Ap) etterlyste informasjonsskjermar, kommunalsjef Bjørnar Fjellhaug svara at det faktisk var vurdert seinast same dag, og at ein ønskjer å gå for informasjonsskjermar rundt om på arbeidsplassane. Ordførar Lerøy sa at det bør komma skjermar som elevane også ser.

Kommunalsjef Odd Harald Dommersnes sa at det er avgjerande å setta av ressurs til oppdatering av informasjonen om ein skal ha informasjonsskjermar.

Helge Dyrkolbotn (KrF) sa at det er ein ting med informasjonsskjermar på pauserom, noko anna er i det offentlege rom. Dyrkolbotn sa vidare at han støttar arbeidet med betre informasjonsflyt, og få i gang bruken av avvikssystemet, og la til at det må vera OK at dei tilsette går til politikarane.

Kommunalsjef Bjørnar Fjellhaug sa at ein tar med seg desse innspela som kom opp i formannskapet. Det er ting som må på plass, både prosedyrar og avvikssystem. Frå rådmannens side er det ønske om å forbetra seg. Fjellhaug sa at det er OK å gå til politikarane med innspel.

Kommunalsjef Odd Harald Dommersnes sa at innspela er viktige å ha med seg, men det er vanleg i alle organisasjonsendringar at det er mykje støy i starten.

Varaordførar Inger Lise Brekke (H) sa når omorganiseringa er beslutta, så må ein ha lojalitet til dette og ha fokus på brukarane. Også politisk, vera lojale til den organisasjonsstrukturen som er bestemt.

Ordførar Per Lerøy sa at han var samd med Brekke i det, men samstundes er det rett av politikarane å formidla vidare dei innspela som kjem, til rådmannsnivået. Lerøy sa vidare at folk reagerer ulikt på endringar slik som dette.

---

Ordførar Per Lerøy sa at Vardebrua over fylkesveg 565, på Fonnes, ligg an til å verta montert i veke 1 2021.

Ordførar Per Lerøy sa om Nordhordlandspakken at det er lagt opp til kontraktsignering for arbeidet på fylkesveg 565 Marås-Soltveit i desember 2020, oppstart er avhengig av kven som får jobben, men skal vera ferdig til 30. april 2024. Slik det ser ut så langt, skal det byggast 7,5 kilometer ny veg frå Marås til Soltveit, det ser no ut for at det er midlar til å gjennomføra heile prosjektet inkludert opsjon. Lengre sør på Radøy ser det ut for at prosjektet frå Hilland og nordover langs 565 kan verta utsett.

Handsaming i formannskapet:
Rådmannen sitt framlegg vert samrøystes vedteke

Vedtak

Formannskapet tilrår kommunestyret å vedta finansreglement for Austrheim kommune.

Behandling

Kommunalsjef økonomi og personal, Odd Harald Dommersnes, orienterte om arbeidet med nytt finansreglement.

- Viste til punkt 1.7 om etiske retningslinjer, og ba om at ein følgjer det som ligg frå Fn og Statens pensjonskasse utland.

- Viste til risikovurderingar, og sa at det er mogleg å gjera finansielle kupp, men det er forbunde med risiko. Må eventuelt ha  kompetansen til dette.

- Vil heretter rapportera med finansrapport i tillegg til tertialrapport, når desse vert lagt fram.

Ordførar Per Lerøy (Ap) sa at dette ser bra ut som reglement. Som liten kommune skal ikkje Austrheim driva mykje med denne pengeflyttinga.

Kommunalsjef Dommersnes vektla at han treng dette reglementet for å kunna reforhandla og refinansiera låna.

Representantane Helge Dyrkolbotn (KrF), Inger Lise Brekke (H) og Bjørn Inge Dyrkolbotn (Sp) støtta at dette er eit godt reglement.

Handsaming i formannskapet:
Ordlyden i vedtaket retta sidan det er kommunestyret som skal gjera endeleg vedtak, frå

Austrheim formannskap vedtek Finansreglement for Austrheim kommune.

til:

Formannskapet tilrår kommunestyret å vedta finansreglement for Austrheim kommune.

Sistnemnde vart samrøystes vedteke.

Vedtak

Formannskapet tok rapporten til vitande.

Behandling

Kommunalsjef økonomi og personal, Odd Harald Dommersnes, gjekk gjennom tertialrapporten del for del. Mellom anna for barnevern er kostnadene ein del over budsjett.

Helge Dyrkolbotn (KrF) spurte om kva utgifter kommunen har i samband med Covid 19. Dommersnes svara at det er for løn vert gjort anslag for kor mykje tid som går til Covid-19, elles er det ein del reine utgifter til materiell med meir.

Ordførar Per Lerøy (Ap) sa om kostnaden til medlemsskap i regionrådet vil komma rundt 100.000 over budsjett.

Kommunalsjef Dommersnes sa om investeringsbudsjettet, der ein del prosjekt ikkje er i gang, at det må settast opp med reelle prosjekt og ikkje som ei ønskjeliste. Helge Dyrkolbotn (KrF) sa om dette at administrasjonen må presisera kva dei har kapasitet til å gjennomføra. Om same sak sa ordførar Per Lerøy at det må vera betre prosjektleiing på investeringsprosjekta.

Kommunalsjef Dommersnes sa om sjukefråvær at dette må jobbast med. Det er ei samansett utfordring, må ha fokus på leiaropplæring, og ha leiarar som fremjar det helsefremjande arbeidsmiljøet. Eigenmeldt sjukefråvær er lågt, langtidssjukemeldingar er det alvorlege.

Om sjukefråvær sa rådmann Liv Løvvik at det må brukast ein del midlar til eit prosjekt for lågare sjukefråvær.

Bjørn Dyrkolbotn (Sp) spurte om sal av eigedommar. Kommunalsjef for service og forvalting, Thomas Lindås, sa at for to bustader som er selt, så er desse kjøpt av dei som eig andre halvdelen. Har framleis andre eigedommar for sal.

Ordførar Per Lerøy sa at ein må finna gode løysingar for å husa dei som ein har plikt til å busetja. Kommunalsjef Lindås sa om dette at det er under planlegging leilegheiter for hard bruk, dette er tenkt realisert neste år, finansiert med midlar frå det som kommunen sel no.

Kommunalsjef Lindås sa vidare at det er eit bustadareal på Kaland som ligg ute for sal framleis, og ein vil legga ut eit næringsareal på Mongstad også for sal på den opne marknaden.

Rådmann Liv Løvvik sa at budsjettmålet for 2020 var 4,5 millionar i selde eigedommar, om det går som ein håpar. Med dette så kan ein investera neste år.

Handsaming i formanskapet:
Samrøystes for å ta tertialrapporten til vitande.

Behandling

I starten av møtet var det synfaring i Heiane-feltet, med meir.
Ordførar Per Lerøy (Ap) har oppsummert formannskapet sine tankar om vegframføring i Heiane-feltet, landbruksvegar med meir:

Synfaring i Heiane-feltet og på landbruksvegane i Austrheim-marka og Lia.

Deltakarar: Per Lerøy, Inger-Lise Brekke, Ann-Kristin Leirvåg, Helge Dyrkolbotn og Bjørn Inge Dyrkolbotn.
Frå administrasjonen: Rolf Henning Myrmel og Nils Kaalaas.
Frå innbyggjarane: Monika Thorpe

Formannskapet meiner at ein skal følgja planane frå 1980-talet for vegframføring. Formannskapet går dermed inn for ABO Plan og Arkitektur sitt vegalternativ 2, som er kostnadsrekna til 4,5 millionar kroner. Formannskapet meiner at dette er det mest framtidsretta alternativet og i tråd med at kommunen er ein «Trafikksikker kommune». Dette alternativet vil gi den beste løysinga for innbyggjarane i Heiane-feltet. Formannskapet rår til at ein startar bygginga av denne vegen så snart som mogeleg.

Når det gjeld Fv-568 forbi Kuneset, vil formannskapet at ein vurderer ei innsnevring av køyrebana, samt etablering av opphøgd gangfelt og fleire fartsdumpar på strekninga. Fartsgrensa på denne strekninga bør setjast til 30 eller 40 km i timen. Det må etablerast gode møteplassar på begge sider av Kuneset og gangveg frå Tresbakken via båthamna i Finnsvågen til Heiane-feltet.

Formannskapet er positiv til landbruksvegen som er bygd i Austrheim-marka og planane for forlenging av denne, planane for den nye stikkvegen samt utbetring av eksisterande stikkveg. Formannskapet er også positiv til omlegginga av landbruksvegen i Lia og at overskotsmassar frå landbruksvegen og fôringsplassen i Austrheim-marka kan brukast til opparbeiding av landbruksvegen i Lia.

Formannskapet står fast på at det skal haldast folkemøte om planen før denne vert endeleg godkjent i kommunestyret.