Møte i Formannskapet den 22.08.2019

Vedtak

Innkalling og sakliste er godkjent.

Behandling

Møtet vart sett klokka 09.00, og innkalling og sakliste vart godkjent.
Deretter var formannskapet på synfaring i to saker, 065/19 og 066/19, som begge gjeld klage på den godkjende reguleringsplanen for skule- og barnehageområdet på Kaland.

For desse to sakene vart habiliteten vurdert for Siri Kaland (Ap), formannskapet var samde i at ho var habil.
Hardy Pedersen møtte for Siri Kaland frå 11.30.

Handsaming i formannskapet:
Rådmannen sitt framlegg vert samrøystes vedteke

Vedtak

Møteprotokoll frå forrige møte er godkjent.

Behandling

Handsaming i formannskapet:
Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes vedteke

Vedtak

Meldingane er tekne til orientering.

Behandling

Om avtale knytt til lånegaranti gitt til Aufera AS:
Radøy kommune har fått beskjed frå Kommunalbanken om at kommunen må stilla garanti for heile lånebeløpet, som skal sikra Aufera nye lokale i det tidlegare Rema 1000-lokalet på Manger. Samla årlege avdrag skal vera 420.000 kroner, der Austrheim må svara for sum tilsvarande eigardelen, 37 prosent, dersom Aufera ikkje betaler sine avdrag.

Konstituert rådmann Olav Mongstad viste til at kommunestyret i Austrheim tidlegare har gjeve fullmakt til ordførar og rådmann om å forhandla med Radøy om denne garantien, der utfordringa for Austrheim er at ein ikkje kan stilla slik lånegaranti så lenge kommunen er på Robek-lista. ikkje. No vil rådmannen og økonomisjefen ta dette opp med Fylkesmannen i eit planlagt møte i veke 35, og så vil saka komma opp i kommunestyret igjen til ny handsaming.

Rådmann Liv Løvvik sa at ein tidlegare har fått melding på e-post frå Fylkesmannen om at dette kan påverka andre låneopptak i Austrheim. Men Austrheim håpar å ha handlefridomen tilbake neste år, etter å ha betalt ned tidlegare underskot, og skal vera godt innanfor å gje ein slik garanti.

Ordførar Per Lerøy sa at denne saka vil komma direkte til kommunestyret.

Om uttale til høyring for Sambandet Vest:
Asbjørn Toft, avdelingsleiar plan, byggesak, oppmåling og miljø, viste til at ei utbygging av Sambandet Vest kan gje auka trafikk gjennom Austrheim, og at dette er noko prosjektet må ta med seg i planprogrammet.

Ordførar Per Lerøy viste til at Sambandet Vest no stort sett gjeld prosjekt i kommande Alver kommune, og at det er naturleg å berre gje uttale om det som gjeld Austrheim.

Handsaming i formannskapet:
Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes vedteke.

Vedtak

Delegerte saker vart tekne til orientering.

Behandling

Asbjørn Toft, avdelingsleiar plan, byggesak, oppmåling og miljø, orienterte om delegerte vedtak som er gjort.

I samband med at det er gjeve ein del løyve som inneber auka forbruk av vatn, sa ordførar Per Lerøy at det no er betre kapasitet på vassforsyninga, etter at ein fekk grep om ein dårleg ventil på Kaland og tetta lekkasje ved Heiane-feltet. Det er no god kapasitet med vatn i høgdebassenget, og neste tiltak er å gjera noko med forsyninga til dei husa i Årås-feltet som har dårleg trykk. Her må ein sjå både på tiltak for å auka trykket, samt å legga om kvar vassforsyninga går internt i feltet.

Konstituert rådmann Olav Mongstad skaut inn at det er laga ei skisse for løysing på Årås, og at kommunen tek inn planleggar for å sjå på dette.

Handsaming i formannskapet:
Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes vedteke

Vedtak

Orienteringane vart teke til vitande.

Behandling

Konstituert rådmann Olav Mongstad orienterte kort om dei prosjekta som det vert jobba med:

1. Gjennomgang av administrativ organisering i Austrheim kommune - eiga sak i dette møtet.
2. Organisering og beslutningar knytt til spesialundervisning - vert jobba med.
3. Prosjekt Habilitering og Rehabilitering - dette prosjektet skal avsluttast til jul, skal munna ut i ein plan for ansvarsfordeling innan desse felta.
4. Strategisk eigedomsforvaltning i Austrheim kommune - tilleggssak i dette møtet.
5. «Grønt arbeid»-Recovery - kjem eiga orientering om dette prosjektet seinare.

Varaordførar Anne Dahle Austrheim (KrF) spurte om kva som skjer med felles landbrukskontor etter at Radøy går inn i Alver. Konstituert rådmann Olav Mongstad svara at det ligg an at dette vert eit kjøp av ei teneste frå Alver, det kva Alver legg opp til. Asbjørn Toft ved planavdelinga la til at landbrukssjef Kjartan Nyhammer gjerne burde vore i formannskapet og orientert om denne saka. Elles kan Austrheim kommune kjøpa tenester av Alver der ein må for ulike spesialfelt, og så vurdera å ta ein del oppgåver sjølv.

Møtesekretær Ketil Tjore nemnde kort om kommunen no kan bruka SMS-varsling til innbyggjarane ved utkopling av vatnet/andre ting. Kjem orientering til innbyggjarane om dette via nettsida.

Handsaming i formannskapet:
Sams for rådmannens framlegg til vedtak.

Behandling

Asbjørn Toft, avdelingsleiar plan, byggesak, oppmåling og miljø, orienterte om saka. Toft sa at det på denne eigedomen er mogleg å laga til ei småbåthamn, men det er krav om reguleringsplan for å gjera dette. Eit ja frå kommunen her kan gjera det enklare å finansiera ein slik reguleringsplan.

Politisk handsaming i formannskapet:
Sams for rådmannens framlegg til vedtak.

Behandling

Konstituert rådmann Olav Mongstad la fram økonomirapporten, som er utarbeidd av økonomisjef Olav B. Andersen.

Mongstad sa at ein per no må ta forbehold, men ser ikkje bort frå at ein kan nå kravet om 6 millionar i overskot i 2019. Det oppsamla overskotet var på 5,9 millionar, og med ein million i overskot i 2018 står det att 4,9 millionar. Fylkesmannen har elles signalisert at dersom Austrheim klarer å dekka inn 3,8 millionar av oppsamla underskot, så vil ikkje kommunen hamna under kontroll av departementet.

Mongstad sa at det har vore eit godt samarbeid internt i organisasjonen for å få til desse innsparingane, med eit lagspel mellom administrasjonen, politisk nivå og organisasjonane.

Økonomisjef Olav Andersen har i sitt oppsett vist til at personalutgiftene no er på budsjett. Der er avvik på andre utgifter på 7,5 millionar, her er ein del til IKS og andre der innbetalingane ikkje er periodiserte, slik at Austrheim per no har betalt for heile året.

Rådmann Liv Løvvik sa at ein må ta forbehold på ein del kostnader som ikkje er på plass enno, alt frå Fensfjorden Nav til dei nye kostnadene til brannmannskap etter overgangen til Nordhordland Brann og Redning.

Løvvik sa at det har vore ein ryddig prosess når det gjeld kutt i personalkostnader, prosessen har skjedd i eit godt samarbeid med dei tillitsvalde. Ute i organisasjonen har alle stilt opp i arbeidet med innsparingar, og seinare må ein sjå om det enkelte stader er kutta for mykje og om desse bør få meir.

Ordførar Per Lerøy (Ap) viste til at arbeidsløysa i Austrheim no er på 2,6 prosent, mot 2,4 prosent for fylket. Med færre ledige går skatteinntektene opp. Lerøy la til at skrytet for innsparingane må sendast vidare ut i organisasjonen.

Politisk handsaming i formannskapet:

Sams for rådmannens framlegg til vedtak.

Vedtak

NAV Fensfjorden vil følgje statens rettleiande satsar for økonomisk stønad, med dei reguleringar som blir gjort årleg.

Når det gjeld øvrige ytingar får NAV fullmakt til å fastsetje rutiner ut frå eit forsvarleg skjønn og kjennskap til kostnadsnivå i kommunane.

Behandling

Konstituert rådmann Olav Mongstad sa at dette er ei samordning som vert gjort i samband med samarbeidet om Nav Fensfjorden.

Det kom spørsmål om korvidt barnetrygd og kontantstønad vert rekna inn som inntekt i samband med tildeling av sosialhjelp. Mongstad svara at han skal sjekka dette vidare.

Politisk handsaming i formannskapet:
Sams for rådmannens framlegg til vedtak.

Behandling

Konstituert rådmann Olav Mongstad orienterte om saka.

Fylkesmannen har vore tydeleg på at Austrheim kommune etter deira meining ikkje har hatt god nok drift av barnevernstenesta. Kommunen har vore samd i dette, det har mellom handla om stort gjennomtrekk og derav ustabil drift. Status for Austrheim i dag er at ein har hatt ein del tilsyn, men har klart å lukka alle desse no.

Kommunen har fått 500.000 kroner i skjønsmidlar til å sjå på barnevernet, men Fylkesmannen var i samband med tildelinga tydeleg på at ein fekk dette med det siktemål at barneverna på Austrheim og Fedje skal inn i barnevernet i Alver.

Ordførar Per Lerøy (Ap) sa at Fylkesmannen også har vore tydelege inn mot Alver på at det var venta at barnevernet der skulle gje plass til Austrheim og Fedje.

Olav Mongstad sa at det frå 15. september er 3 stillingsheimlar i barnevernet. Om dette vert for lite, så er det mogleg å leiga inn ressursar frå Alver barnevern. Administrasjonen i Austrheim rår til at Austrheim går inn i eit slikt barnevernssamarbeid. For Fedje kommune kjem dette opp som ei eiga sak der. Samarbeidet skal opp i fellesnemnda for Alver kommune i deira møte 2. september, og målet er så at dei tre kommunestyra i kommande Alver skal ta dette opp før jul.

For Austrheim vil dette samarbeidet bety at ein kjem i eit større miljø, det det i dag er tretti stillingsheimlar.

Ordførar Per Lerøy spurte om utfordringane innan barnevernet starta då familievernkontoret vart lagt ned.

Olav Mongstad svara at det har vore eit interkommunalt samarbeid innan barnevern i Nordhordland sidan 90-talet med Nordhordland barnevern, men etter at Lindås byrja å driva dette etter vertskommunemodellen så var ikkje dei andre kommunane med vidare. Austrheim etablerte som andre kommunar eige familievernkontor, men då dette vart oppløyst datt noko av dette interne samarbeidet saman, etter at ein ikkje klarte å ha eit samlokalisert fagmiljø.

Rådmann Liv Løvvik sa at ein også andre stader ser at små kommunar har samlokalisering av barnevern.

Anne Dahle Austrheim (KrF) spurte om ein framleis vil bruka lokala ute på Austrheim.

Olav Mongstad svara at dette med lokalisering vert ein del av arbeidet vidare med samlokalisering.

Anne Dahle Austrheim (KrF) la til at det for ein del nok er mindre belasting å reisa i tre kvarter til Knarvik, enn å ta møtet på kommunehuset der ein gjerne møter kjende.

Politisk handsaming i formannskapet:

Samrøystes for rådmannens framlegg til vedtak.

Vedtak

Formannskapet tek til vitande rådmannens opplegg for vidare utvikling av kommuneorganisasjonen.

Behandling

Olav Mongstad orienterte om arbeidet med ny administrativ organisering (sjå presentasjonen som ligg ved).
- Mongstad sa at målet er å gjera tilsettingar frå 1. januar 2020 i den nye organisasjonen. Kommunalsjefnivået er det som det no skal lysast ut, der annonsane skal ut i september, og så skal ein ha dei nye på plass innan nyttår.
- Austrheim må vurdera å gå over til det nye omgrepet kommunedirektør, som er kjønnsnøytralt.
- I ein liten kommune som Austrheim må tilsette på strategisk nivå rekna med å ha fleire driftsoppgåver enn i ein stor kommune.

Varaordførar Anne Dahle Austrheim (KrF) sa at det er viktig at det vert formidla tydeleg ut at dette ikkje er nye stillingsheimlar.

Rådmann Liv Løvvik sa at det er viktig at den som får stillinga for økonomi og personal jobbar kontinuerleg med forbetring, ut frå strategiske data. Løvvik sa vidare at ansvaret som assisterande rådmann ikkje vert ei eiga stilling, det skal rullera eller eventuelt ligga hjå ein av kommunalsjefane om dette skulle peika seg ut slik.

Ordførar Per Lerøy sa at det er viktig at den nye organisasjonen vert formidla tydeleg internt på avdelingane, gjerne med allmøte. Viktig å formidla at dette ikkje er nye stillingar.

Per Lerøy sa at med den nye organiseringa så kan ein ta den politiske diskusjonen på om ein skal gå over frå formannskapsmodellen til utvalsmodellen.

Konstituert rådmann Olav Mongstad sa at ein kan vurdera om ein skal ha eit eige planutval, sidan det er mange saker i formannskapet i dag som er plansaker. Det vert laga ei oversikt over saker ein har hatt til handsaming dei siste tre åra, som viser kva saker ein har hatt til handsaming innan dei ulike sektorane.

Om politisk organisering sa rådmann Løvvik at det er viktig at saker går raskt gjennom, og spurte om det hadde gått like raskt med nedskjeringane som er gjennomført dersom sakene skulle gå gjennom ulike utval. Vidare sa Løvvik at det er viktig at toppleiinga jobbar som eit team, og driftar ein kommune og ikkje ulike sektorar. Må skapa ein levande organisasjon som driv kontinuerleg forbetring. Elles må organisjonskartet heile tida utfyllast, sidan det er mange oppgåver som ikkje kan ramsast opp. Må styra ut frå målsetningar, og rammene må vera kjende slik at dei med økonomisk ansvar veit korleis dei ligg an.

Per Lerøy sa at han har tru på denne organisasjonsmodellen, men la til at ein er avhengig av å få rett folk på rett plass.

Liv Løvvik sa at det skal gjerast ein grundig prosess i rekrutteringa av kommunalsjefar.

Politisk handsaming i formannskapet:
Sams for rådmannens framlegg til vedtak.

Behandling

Statusrapporten vart lagt fram for formannskapet. Sidan denne er ein førebels versjon, er ikkje rapporten offentleg.

Ordførar Per Lerøy (Ap) sa at ein må ta rapporten med seg tilbake til partigruppene, slik at ein kan få diskutera dette der.

Varaordførar Anne Dahle Austrheim (KrF) sa at det er viktig at denne rapporten også kjem vidare til det neste kommunestyret.

Rådmann Liv Løvvik sa at rapporten bør vera med inn i budsjettarbeidet, men det går å venta til oktober med handsaming i formannskapet.

Konstituert rådmann Olav Mongstad sa at kommunen har vore i kontakt med kunsthuset om dei ønskjer å ta over lokala i det gamle kommunehuset som ei stifting. Dei har fått bakgrunnskunnskap om driftskostnader siste fem-seks åra. Ein veit at det må gjerast oppgraderingar av det elektriske anlegget for 300.000 kroner.

Per Lerøy påpeikte at kommunen eig tre leilegheiter i Sætremarka, i rapporten står det at ein leiger desse. Lerøy sa at også at kommunen bør sjå om det er bustader som kommunen leiger ut til flyktningar, som desse kan kjøpa. Dette bør også vurderast opp mot den ekstra søknadsordninga som Husbanken har orientert om no i august.