Møte i XFørebuande fellesnemnd - ny kommune den 20.03.2017

Vedtak

Innkalling og saksliste er godkjent

Behandling

Framlegget vart samrøystes vedteke.

Vedtak

Møteprotokollen frå 09.01.2017 og 13. og 14.02.2017 er godkjent.

Behandling

Merknad til møteprotokoll: Nils Marton Aadland var til stades på seminaret 13. og 14. februar 2017.

Framlegg med merknad vart vedteke samrøystes.

Vedtak

1. Det blir sett ned ein namnekomité som skal gjennomføre prosessen med å kome med framlegg til namn på den nye kommunen for fellesnemnda. Oppnemning skjer i eigen sak.

1. Saksførebuande utval får fullmakt til å:

   1. Kontakte fylkesmannen for å avklare stad og tidspunkt for §25 møte. Den praktiske gjennomføringa blir også avklara med fylkesmannen. Fellesnemnda blir informert i eigen sak.

   2. Kontakte Kontrollutvalssekretariatet for kommunane for å sette i gang ein prosess for val av revisor til fellesnemnda

Behandling

Framlegget vart samrøystes vedteke.

Vedtak

1. Det er nedsett ein namnekomité som skal leie den politiske prosessen med å føreslå namn for den nye kommunen. Komiteen skal bestå av to politikarar frå kvar kommune med vara. Medlemmer med vara:

   Radøy:

   Laila Pletten og Jostein Borlaug

   1. vara: Else Marie Dale

   2. vara:Kenneth Murberg

   Meland:

   Nils Marton Aadland og Anne Grete Eide

   1. vara: Sølvi Knudsen

   2. vara: Øyvind Bratshaug

   Lindås:

   Asle Hetlebakke og Nina Bognøy

   1. vara: Bjarte Vatnøy

   2. vara: Anna Valle

2. Komiteen får sekretærstønad frå Meland kommune.

3. Komiteen får i mandat til å setja opp ein plan for prosessen med val av namn, samt til å koma med innstilling om nytt namn til den førebuande fellesnemnda. Følgjande prosesskrav gjeld:

   1. Arbeidet skal ta med innspel og dei forslaga som har kome fram gjennom dei ulike prosessane som allereie er gjennomførde.

   2. Komiteen gjennomfører namneprosessen ut ifrå prinsippa for valet som presenterast i pkt. 4.

   3. Komiteen leige inn kompetanse på å gjennomføra slike namn- og identitetsprosessar, som har metodikk og måleverktøy for å raskt gjennomføre involvering av innbyggarane i prosessen.

   4. Komiteen konkretiserer i plan for prosessen korleis innbyggjarar og næringsliv skal bli inkluderte i prosessen, basert på tilrådinga i saksutreiinga og råd frå innleidd prosesskompetanse.

   5. Komiteen etablerer ein fagkomité som skal fungere som ei referansegruppe med noko ekspertkompetanse og med lokal forankring, som skal arbeide fram ei lita gruppe namn som skal innstillast på til fellesnemnda.

   6. Komiteen gir si innstilling slik at den kan bli behandla i dei tre eksisterande kommunestyra før § 25-møtet.

4. Komiteen skal foreslå namn etter følgjande prinsipp: Namnet skal vera eit geografisk namn og/eller eit stadnamn frå minst ein av dei tre kommunane. Det skal ikkje nyttast bokstavkombinasjonar henta frå dei noverande kommunane (t.d. LIMERA kommune), eller andre «opne namn» (t.d. «Vår kommune». Komiteen bør søkja å finna eit mest mogleg samlande namn, som flest mogleg av innbyggjarane meiner lett kan identifisera kommunen. Komiteen bør gjennomføra ei drøfting av kor mykje ein skal vekta namn basert på historie, opp mot korleis namnet presenterer kommunen i framtida. Seinare skal det også utarbeidast kommunevåpen og verdiord/slagord. Komiteen bør vurdera om namneframlegg får konsekvensar for kommunevåpen og verdiord/slagord.

5. Komiteen skal gi statusrapportar til møta i den foreløpige fellesnemnda.

6. Kostnadar til komiteens arbeid blir dekte av eingongsstønaden som blir utbetalt frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

7. Namnekomiteen kostituerar seg sjølv med leiar og nestleiar

Behandling

Bjarte Vatnøy, Lindås, fremja forslag om at Lindås kommune skal ha tre medlemmar i namnekomiteen.

Framlegget frå Bjarte Vatnøy vart satt opp mot punkt ein i framlegg frå saksførebuande nemnd.

Framlegget frå Bjarte Vatnøy fekk 3 røyster og fall.

Ordførar i Lindås kommune, Astrid Aarhus Byrknes, fremja følgjande framlegg: «Medlemmane i namnekomiteen skal ha vara.» som tillegg til punkt ein.

Framlegget vart samrøystes vedteke.

Ordførar i Lindås kommune, Astrid Aarhus Byrknes, fremja følgjande forslag: «Namnekomiteen kostituerar seg sjølv med leiar og nestleiar» som nytt punkt sju.

Framlegget vart samrøystes vedteke.

Framlegg til medlemmar av namnekomité:

Laila Pletten og Jostein Borlaug frå Radøy

1. vara: Else Marie Dale

2. vara: Kenneth Murberg

Nils Marton Aadland og Anne Grete Eide frå Meland

1. vara: Sølvi Knudsen

2. vara: Øyvind Bratshaug

Asle Hetlebakke og Nina Bognøy frå Lindås

1. vara: Bjarte Vatnøy

2. vara: Anna Valle

Framlegg til sekretærstønad:

Meland kommune

Framlegget vart samrøystes vedteke.

Vedtak

1. Førebels fellesnemnd gir rådmennene i dei tre kommunane i oppdrag å gjennomføra ein anbodsprosess for innleie av prosjektleiar for kommunesamanslåinga for perioden august 2017-juni 2020, i høve lov om offentlige anskaffingar. Det blir lagt inn atterhald om departementet si endelege godkjenning av den nye kommunen. Avtala med ein slik leverandør skal også gje moglegheit for å trekkje på fleire ressursar i perioden, slik at ein har kompetanse og kapasitet tilgjengeleg for prosjektet i avtaleperioden.

2. Formell fellesnemnd skal hausten 2017 setja i gong ein tilsettingsprosess for å tilsetja ein prosjektansvarleg i prosjektperioden fram til 31.12.2019, som og skal vera rådmann i den nye kommunen frå 01.01.2020. Etter at ordførarane har avklart vidare prosess etter ei vurdering av eksisterande rådmenns rettskrav, utarbeidast det ei ny sak til fellesnemnda om prosess for tilsetting av prosjektansvarleg/rådmann til den nye kommunen.

3. Kostnadar til arbeidet med anbodsprosessen, inkludert eventuelle kostnadar til å engasjere ekstern bistand, blir dekt av eingongsstønaden som blir utbetalt frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

Behandling

Innstillinga frå partsamansett utval vart samrøystes vedteke.

Vedtak

1. Førebels fellesnemnd utnemner følgjande komitear til vidare arbeid med kommunesamanslåinga.

   1. Komité for val av namn

   2. Komité for markering av merkedagar, identitetsbygging og aktiviteter for å bli-kjent i eigen kommune.

   3. Komité for utarbeiding av forslag til politisk reglement, delegasjonsreglement, godtgjerdingsreglement og reglement for klagenemnd

   4. Komité for val av kommunevåpen og ordførarkjede

2. Mandat og medlemmer vert vedteke i samband med behandling av styringsdokumentet for prosjektet. Unntatt frå dette er komité a som vert vedteke i eigen sak.

3. Til neste møte i førebuande fellesnemnd vert det lagt fram ein sak om oppretting av ein valnemnd.

Behandling

Leiar av førebuande fellesnemnd, Øyvind Oddekalv, fremja følgjande framlegg: «Til neste møte i førebuande fellesnemnd vert det lagt fram ein sak om oppretting av ein valnemnd.» som nytt punkt tre.

Framlegget vart samrøystes vedteke.

Vedtak

Prosjektleiar får fullmakt til å søke om midlar til relevante prosjekt knytt til kommunesamanslåinga.

Meldinga vart elles teke til orientering.

Behandling

Jon Askeland, Radøy, fremja følgjande framlegg: «Prosjektleiar får fullmakt til å søke om midlar til relevante prosjekt knytt til kommunesamanslåinga.»

Kenneth og Nils Marton fikk i oppgåve å utarbeide ein utale om Sambandet Vest til RTP som vert sendt til kommunestyra.

Frå og med neste møte vert «Aktuelle saker frå kommunestyra» eiga sak.

Framlegget vart samrøystes vedteke.