Møte i Kontrollutvalet den 13.10.2016

Behandling

Rådmannen deltok i sak 15/16, og dette var ikkje med i protokollen under «andre møtande». Denne informasjonen legges til.

Vedtak

1. Framlegg tilPlan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 vert teken til etterretning. Planen oversendes kommunestyret for godkjenning med fylgjande innstilling:

   Innstilling til kommunestyret:

   ”Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020, vert godkjent slik den ligg føre, og kommunestyret delegerer til Kontrollutvalet å foreta endringar i planperioden ved behov”.

2. Framlegg tilPlan for selskapskontroll 2016-2020 vert teken til etterretning. Planen oversendes kommunestyret for godkjenning med fylgjande innstilling:

Innstilling til kommunestyret:

”Plan for selskapskontroll 2016-2020 vert godkjent slik den ligg føre, og kommunestyret delegerer til Kontrollutvalet å foreta endringar i planperioden ved behov”.

Behandling

Endelege planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll blei lagt fram i møtet for behandling. Representant frå Deloitte hadde ikkje noke å tilføye utover planane som blei lagt fram.

Plan for forvaltningsrevisjon:

I møtet blei medlemene samd om at det var ynskjeleg å ha med eit kulepunkt om personvern under Prosjekt 2: «Forvaltningsrevisjon av internkontroll».

Plan for selskapskontroll:

Terje Davidsen ba om habilitetsvurdering når Plan for selskapskontroll skulle behandlas.
Terje er varamedlem i Vaksdal Næringsselskap AS, og styremedlem i BKK. Desse er omfatta av selskap som er med i Plan for selskapskontroll. Terje D. blei einstemmig rekna som inhabil, og fråtredde i saka.

I gjennomgangen av Plan for selskapskontroll blei det gjort oppmerksam på at under punkt 2.2 i planen skal det stå Vaksdal Næringsselskap AS, ikkje Vaksdal Næringspark AS.

Det blei i møtet reist spørsmål om Frivillighetssentralen skal være med i Plan for selskapskontroll. Etter nærere undersøking blei det konkludert med at det skal den ikkje.

Deloitte bekrefta at planane skulle bli oppdatert i samsvar med det som blei bestemt i møtet.

Vedtak

Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Kvalitet i pleie- og omsorgstenestene i samsvar med revidert prosjektplan frå Deloitte. Revidert plan skal mellom anna inneholde moment framkomne i møtet:

• 10 intervju innanfor ein totalramme på 300 timer

• Opsjon på inntil 6 timer  for presentasjon av revisjonsrapporten for kommunestyret

• Leiar i Kontrollutvalet i samråd med sekretær i får fullmakt til å godkjenne revidert prosjektplan

Behandling

Deloitte utarbeida forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av Kvalitet i pleie- og omsorgstenestene, og orienterte om denne i møtet.

Deloitte opplyste at dei har vurdert habilitet opp mot førre forvaltningsrevisjon av Heiemeteneste, og funnet at dette er i orden. Dei som deltek i spørjeundersøkinga er sikra anonymitet.

I punkt 3 a) i prosjektplanen står det: «I kva grad blir det gjort analysar av risiko og sårbarheit innanfor tenestene?». Eit medlem ynskja å vite kven det er risiko og sårbarheit for. Deloitte svarte at dette kan gjelde både tilsette og for dei som tenestene blir tilbydt. Dette er presisert i oppdatert utgåve av prosjektplanen i punkt 3 b).

Eit av medlemene understreka at det er viktig å ha eit godt system for varsling. Deloitte bekrefta at dei ville ta med eit punkt i prosjektplanen som omhandlar dette. Dette er lagt inn som punkt 2 f) i oppdatert utgåve av prosjektplanen.

Det blei diskutert om det burde være fleire enn 5 intervjuobjekter. Deloitte vart samd om at det ville være betre om det var fleire enn 5, men at dette ville koste mer. Kontrollutvalet vart samd om å gjere eit vedtak på 10 intervjuobjekter innanfor ein tidsramme på 300 timar (5 timar fleire samanlikna med prosjektplan framlagt i møtet).

Det blei fremma eit forslag om at ordførar og rådmann skulle kunne komme med innspel til prosjektplanen. Etter ein diskusjon blei KU samd om at dette ikkje er naudsynt.

Deloitte blei bede om å utarbeide oppdatert prosjektplan der moment framkomne i møtet skulle tas med. Leiar i Kontrollutvalet i samråd med sekretær fekk fullmakt til å godkjenne revidert prosjektplan.

Etter møtet tok sekretær kontakt med Deloitte for å høyre om dei kunne stadfeste at dei kunne gjennomføre 10 intervjuar innanfor ein tidsramme på 300 timar. Dei svarte at timetallet då må opp til 315 timar. Medlemene i KU blei då informert om dette på e-post, og dei meldte tilbake at 315 timar kan aksepteras. Deloitte er informert om dette, og har oppdatert prosjektplanen.

KU ynskjer delfakturering av forvaltningsrevisjonen (2016/2017). Deloitte er informert, og dei har bekrefta at dei skal gjere dette.

Vedtak

Kommunestyret gjev kontrollutvalet fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse i høve revisjonstenester for Vaksdal kommune. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 01.07.2017. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder:

• Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument

• Knytta til seg naudsynt hjelp.

• Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor.

Behandling

Vaksdal kommune sin avtale for revisjonstenester gjelder til og med 30.06.2017. Det er derfor tid for at Vaksdal kommune startar prosess med ny konkurranse i høve kjøp av revisjonstenester.

Kommunelova § 78 omhandlar revisjon. Her står i § 78, 4:

«Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget.»

Kontrollutvalet er av lovgjevar tildelt ein sentral plass i innkjøpsprosessen.

Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, §16, 2. lekk, er slik:

«Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget.»

Departementet sine merknader til §16, 2. lekk, er slik:

«Det er kontrollutvalget som innenfor de rammer som konkurranselovgivningen setter – herunder regelverket om offentlige anskaffelser og om offentlig støtte – forbereder sak om valg av revisor for kommunestyret eller fylkestinget.»

Med denne bakgrunnen vart kontrollutvalet i møtet samd om at det vert tilrådd å gi fullmakt til kontrollutvalet til å gjennomføre prosessen med konkurranseutsetting av revisjonstenestene for Vaksdal kommune, men at det er kommunestyret som til slutt gjør vedtak om val av revisor.

Vedtak

KU ynskjer å endre sekretariatstenesta for Vaksdal KU, og foreslår for kommunestyret å engasjere Sekretariat for kontrollutvalet v/Hordaland fylkeskommune (HFK) jamfør mottatt tilbod av 04.10.2016 m/vedlegg referert i fylgjande dokument:

• «Tilbod sekretariatstenester for kontrollutvalet i Vaksdal kommune»

• «Avtale mellom Hordaland fylkeskommune og Vaksdal kommune om Sekretariatstenester for kontrollutvalet -unnateke offentleggjering, offl. §13 jf. fvlt § 13.

• «Skildring av korleis vi vil gjennomføre oppdraget»  -unnateke offentleggjering, offl. §13 jf. fvlt § 13.

Endringar i kostnader forbundet med KU si sekretariatsteneste ved overgang til ny teneste vert å innarbeide i budsjett for 2017, med atterhald om godkjenning i kommunestyret.

Saka vert oversendt kommunestyret for endelig vedtak med fylgjande innstilling:

Vaksdal kommune bestiller sekretariattenester for Vaksdal Kontrollutval av Hordaland Fylkeskommune i samsvar med tilbod av 04.10.2016 m/vedlegg  mottatt frå Hordaland fylkeskommune v/sekretariat for kontrollutvalet.

Endringar i kostnader forbundet med KU si sekretariatsteneste ved overgang til ny teneste vert å innarbeide i budsjett for KU for 2017.
Nytt sekretariat tiltrer etter nærmare avtale med Vaksdal Kontrollutval.

Behandling

Sekretariat for kontrollutvalet v/Hordaland fylkeskommune (HFK) informerte i KU-møtet 11. mai 2016 om kva dei kan tilby som sekretariat for kontrollutvalet i Vaksdal kommune. I KU-møtet 14. september 2016 blei det vedteke å hente inn tilbod frå HFK om sekretariattenester.

Hordaland fylkeskommune v/sekretariat for kontrollutvalet leverte tilbod i samsvar med førespurnaden. Kostnad forbunda med å ha HFK som sekretariat samanlikna med eksisterande løysing utgjør for 2017 ca kr 74 000,- ekskl. mva. i meirutgift.

Tilbodet blei behandla i møtet.

Leiar for kontrollutvalet kommenterte tilbodet. Medlemene var alle samd om å akseptere tilbodet.

Vedtak

Kontrollutvalet bestiller kjøp av gjennomføring av anbodskonkurranse av revisjonstenester av Hordaland Fylkeskommune i samsvar med informasjon som framgår i fylgjande dokumenter oversendt frå Hordaland fylkeskommune v/sekretariat for kontrollutvalet:

• «Tilbod sekretariatstenester for kontrollutvalet i Vaksdal kommune»

• «Skildring av korleis vi vil gjennomføre oppdraget»

Behandling

Leiar for KU informerte om tilbodet frå HFK. Kontrollutvalet vart einstemmig samd om å akseptere tilbodet.

Vedtak

Kontrollutvalet går inn for budsjettforslaget slik det ligg føre, med atterhald om godkjenning av ny sekretærteneste i kommunestyret i KU-sak .

Om eventuelt ny sekretærteneste som foreslått i KU-sak 24/16 - HFK, TILBOD SEKRETARIATTENESTEikkje skulle bli vedtatt av kommunestyret, får leiar fullmakt til å justere endeleg budsjettforslag, då tilpassa dagens sekretærordning + evt. prisjusteringer og liknande.

Forslag til budsjett for kontrollutvalet i 2017 fylgjer formannskapet si innstilling til budsjett for kommunen til behandling og vedtak i kommunestyret.
 
Innstilling til kommunestyret:
Budsjett for Vaksdal Kontrollutval for 2017 vert vedtatt slik det ligg føre.

Alle beløpa er ekskl. mva

Behandling

Etter§ 18 i ”Forskrift om kontrollutval i kommuner og fylkeskommuner” er kontrollutvalet pålagt å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen.

Etter gjennomgang av budsjettpostane er kontrollutvalet samd om å foreslå fylgjande budsjett for kontrollutvalet i 2017:

Alle beløpa er ekskl. mva

I dette budsjettet er tilbodet frå HFK for sekretariattenester lagt inn. Dei andre postane er prisjusterte.