Møte i Kontrollutvalet den 14.09.2016

Behandling

Samrøystes vedtak.

Behandling

Samrøystes vedtak.

Behandling

I tillegg til utsende meldingar, vart uavhengighetserklæring frå Deloitte levert ut i møtet.

Vedtak

Kontrollutvalet tek informasjonen om omsorgsboliger til orientering.

Behandling

Det blei i KU-møtet 25.11.15 vedteke å invitere rådmannnen til å gi ein orientering om omsorgsboligene i kommunen.

Kontrollutvalet ønsker ein oversikt over antall boliger, kor dei fins, og informasjon om kven som kan bu i dei. Rådmannen har tidlegare vert forhindra frå å gi denne orienteringa.

Rådmannen ga ein orientering i møtet, og ettersendte etter møtet følgende informasjon:

Rådmannen informerte at det er kun utleigebustadene i Fossdalsbakkene det er binding på bruken av. Dei andre bustadene er betalt ned, og kommunen er derfor ikkje lenger bundet til å bruke dei i samsvar med formålet for lånet.

Vedtak

Nye planutkast i henhold til diskusjonen i møtet blir utarbeida av Deloitte og sendt til medlemene, og vedtak blir fatta i neste møte.

Behandling

I arbeidet med prosjektplan for utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon, og prosjektplan for utarbeiding av plan for selskapskontroll skal det utføres to prosessmøter. Det første prosessmøtet blei gjennomført i KU-møtet 27. januar 2016.

I møtet 27. januar blei det brukt eit risikospel med oversikt over dei ulike tjenesteområda i kommunen. Ved bruk av farga spelbrikker fekk kontrollutvalsmedlemene høve til å vurdere risiko knytt til ulike tenesteområde.

I møtet 14. september blei prosessmøte 2 gjennomført. Her blei endeleg prioritering til Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll utført.

Representant frå Deloitte orienterte om forarbeidet til dokumentene som blei lagt fram i møtet.

Plan for forvaltningsrevisjon

Deloitte ba kvart medlem om å legge frem si eiga prioritering. Når dette var utført samla alle medlemene seg rundt eit bord der alle prioriteringane var lagt fram. Medlemene kom i lag fram til å prioritere fylgjande revisjonar:

Forvaltningsrevisjon av:

• Mottak og oppfylging av flyktningar

• Internkontroll. Særlig retta mot barnevern, pleie og omsorg og tekniske tenester

• Sjukefråvær, personal og HMT-arbeid

• Sakshandsaming, arkivering og journalføring

• Bruk av mellombels stillingar og handtering av tilsettingssaker. Særleg fokus på bemanning i barnehagar.

• Tilpassa opplæring og spesialundervisning

• Budsjettering og økonomistyring

Fylgjande revisjonar er uprioritert:

Forvaltningsrevisjon av:

• Innkjøp

• Vedtaksoppfølging

• Plan- og byggesakshandsaming

• Næringsforvaltning og næringsstøtte

• Heimetenesta

• Brannvern

• Førebyggande tenester for barn og unge

• Eigedomsforvaltning

• Vedlikehald og fysisk miljø i skular og barnehagar

Plan for selskapskontroll

Terje Davidsen ba om habilitetsvurdering når utkast til Plan for selskapskontroll skulle behandlas.
Terje er varamedlem i Vaksdal Næringsselskap AS, og styremedlem i BKK. Desse er omfatta av selskap som er med i utkast til Plan for selskapskontroll. Terje D. blei einstemmig rekna som inhabil, og fråtredde i saka.

Etter gjennomgang av selskapa blei medlemene samd om fylgjande prioriterte selskapskontrollar:

• Eigarskapsforvaltninga

• Vaksdal Næringsselskap AS
  

Nye planutkast i henhold til diskusjonen i møtet blir utarbeida av Deloitte og sendt til medlemene. Endeleg vedtak blir fatta i neste møte.

Vedtak

Kontrollutvalet ber Deloitte om å utarbeide ein prosjektplan som legges frem i neste møte.

Behandling

I KU-møtet 14. september blei det vurdert om det skal bestillas ein ny forvaltningsrevisjon på grunnlag av revisjonen på «Heimeteneste» som tidlegare er gjennomført.

Det er blant anna ønskeleg å vite noke om korleis brukarane oppfattar tenestene som blir tilbydt, og korleis dei tilsette opplever arbeidsdagane.

Kontrollutvalet blei samd om å be Deloitte utarbeide ein prosjektplan for ein slik forvaltningsrevisjon med framlegging i neste møte.

Vedtak

Vaksdal KU ber om tilbod frå HFK om sekretariatteneste for kontrollutvalet i Vaksdal. I tillegg ber Vaksdal KU om tilbod for gjennomføring av anbodsrunde for revisjonstenester.

Behandling

Sekretariat for kontrollutvalet v/Hordaland fylkeskommune informerte om deira tilbod til sekretariattenester i KU-møtet 11. mai 2016.

Leiar for kontrollutvalet i Vaksdal hadde etter dette møtet forhørt seg med kontrollutvalet i Voss og Samnanger kommune som nytter seg av HFK sin sekretariatteneste. Han fekk gode tilbakemeldingar frå desse.

Etter gjennomgang av saka i møtet blei det bestemt at Vaksdal KU ber om tilbod frå HFK om sekretariatteneste for kontrollutvalet i Vaksdal. I tillegg ber Vaksdal KU om tilbod for gjennomføring av anbodsrunde for revisjonstenester.

Kontrollutvalet i Vaksdal sender brev til kontrollutvalet for Askøy og informerer om mogleg bytte av sekretariatteneste for kontrollutvalet.