Utval: | Kontrollutvalet |
---|---|
Dato: | 14.09.2016 15:00 - 17:50 |
Møtestad: | Heradshuset, Dale |
Status: | Møtet er ferdig protokollert |
Sakskart: | |
Møteprotokoll: |
Samrøystes vedtak.
Samrøystes vedtak.
I tillegg til utsende meldingar, vart uavhengighetserklæring frå Deloitte levert ut i møtet.
Kontrollutvalet tek informasjonen om omsorgsboliger til orientering.
Det blei i KU-møtet 25.11.15 vedteke å invitere rådmannnen til å gi ein orientering om omsorgsboligene i kommunen.
Kontrollutvalet ønsker ein oversikt over antall boliger, kor dei fins, og informasjon om kven som kan bu i dei. Rådmannen har tidlegare vert forhindra frå å gi denne orienteringa.
Rådmannen ga ein orientering i møtet, og ettersendte etter møtet følgende informasjon:
Rådmannen informerte at det er kun utleigebustadene i Fossdalsbakkene det er binding på bruken av. Dei andre bustadene er betalt ned, og kommunen er derfor ikkje lenger bundet til å bruke dei i samsvar med formålet for lånet.
Nye planutkast i henhold til diskusjonen i møtet blir utarbeida av Deloitte og sendt til medlemene, og vedtak blir fatta i neste møte.
I arbeidet med prosjektplan for utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon, og prosjektplan for utarbeiding av plan for selskapskontroll skal det utføres to prosessmøter. Det første prosessmøtet blei gjennomført i KU-møtet 27. januar 2016.
I møtet 27. januar blei det brukt eit risikospel med oversikt over dei ulike tjenesteområda i kommunen. Ved bruk av farga spelbrikker fekk kontrollutvalsmedlemene høve til å vurdere risiko knytt til ulike tenesteområde.
I møtet 14. september blei prosessmøte 2 gjennomført. Her blei endeleg prioritering til Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll utført.
Representant frå Deloitte orienterte om forarbeidet til dokumentene som blei lagt fram i møtet.
Plan for forvaltningsrevisjon
Deloitte ba kvart medlem om å legge frem si eiga prioritering. Når dette var utført samla alle medlemene seg rundt eit bord der alle prioriteringane var lagt fram. Medlemene kom i lag fram til å prioritere fylgjande revisjonar:
Forvaltningsrevisjon av:
Mottak og oppfylging av flyktningar
Internkontroll. Særlig retta mot barnevern, pleie og omsorg og tekniske tenester
Sjukefråvær, personal og HMT-arbeid
Sakshandsaming, arkivering og journalføring
Bruk av mellombels stillingar og handtering av tilsettingssaker. Særleg fokus på bemanning i barnehagar.
Tilpassa opplæring og spesialundervisning
Budsjettering og økonomistyring
Fylgjande revisjonar er uprioritert:
Forvaltningsrevisjon av:
Innkjøp
Vedtaksoppfølging
Plan- og byggesakshandsaming
Næringsforvaltning og næringsstøtte
Heimetenesta
Brannvern
Førebyggande tenester for barn og unge
Eigedomsforvaltning
Vedlikehald og fysisk miljø i skular og barnehagar
Plan for selskapskontroll
Terje Davidsen ba om habilitetsvurdering når utkast til Plan for selskapskontroll skulle behandlas.
Terje er varamedlem i Vaksdal Næringsselskap AS, og styremedlem i BKK. Desse er omfatta av selskap som er med i utkast til Plan for selskapskontroll. Terje D. blei einstemmig rekna som inhabil, og fråtredde i saka.
Etter gjennomgang av selskapa blei medlemene samd om fylgjande prioriterte selskapskontrollar:
Eigarskapsforvaltninga
Vaksdal Næringsselskap AS
Nye planutkast i henhold til diskusjonen i møtet blir utarbeida av Deloitte og sendt til medlemene. Endeleg vedtak blir fatta i neste møte.
Kontrollutvalet ber Deloitte om å utarbeide ein prosjektplan som legges frem i neste møte.
I KU-møtet 14. september blei det vurdert om det skal bestillas ein ny forvaltningsrevisjon på grunnlag av revisjonen på «Heimeteneste» som tidlegare er gjennomført.
Det er blant anna ønskeleg å vite noke om korleis brukarane oppfattar tenestene som blir tilbydt, og korleis dei tilsette opplever arbeidsdagane.
Kontrollutvalet blei samd om å be Deloitte utarbeide ein prosjektplan for ein slik forvaltningsrevisjon med framlegging i neste møte.
Vaksdal KU ber om tilbod frå HFK om sekretariatteneste for kontrollutvalet i Vaksdal. I tillegg ber Vaksdal KU om tilbod for gjennomføring av anbodsrunde for revisjonstenester.
Sekretariat for kontrollutvalet v/Hordaland fylkeskommune informerte om deira tilbod til sekretariattenester i KU-møtet 11. mai 2016.
Leiar for kontrollutvalet i Vaksdal hadde etter dette møtet forhørt seg med kontrollutvalet i Voss og Samnanger kommune som nytter seg av HFK sin sekretariatteneste. Han fekk gode tilbakemeldingar frå desse.
Etter gjennomgang av saka i møtet blei det bestemt at Vaksdal KU ber om tilbod frå HFK om sekretariatteneste for kontrollutvalet i Vaksdal. I tillegg ber Vaksdal KU om tilbod for gjennomføring av anbodsrunde for revisjonstenester.
Kontrollutvalet i Vaksdal sender brev til kontrollutvalet for Askøy og informerer om mogleg bytte av sekretariatteneste for kontrollutvalet.
Politikar | Parti | Medlemstype | E-Post |
---|---|---|---|
Boris Groth | Framstegspartiet | Utvalsleiar | boris.groth@gmail.com |
Bente Jorunn Sundheim | Høgre | Nestleiar | bente.sundheim@nortura.no |
Terje Davidsen | Arbeiderpartiet | Medlem | terje.davidsen@bkk.no |
Odd Jøran Oldervik | Sosialistisk Venstreparti | Medlem | ojoldervik@yahoo.no |
Roald Brekke | Senterpartiet | Varamedlem | roald-br@online.no |
Bjørg Aase Nottveit Hop (Ikke møtt) | Arbeiderpartiet | Medlem | bjorg.hop@bkk.no |